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為什么要進行會議溝通?

 
無論是個體還是組織,在成長與發展過程中都離不開溝通。對個人而言,溝通是與他人建立互動關系的有效手段,對組織而言,溝通是實施管理的必要方式。經過溝通,各個參與主體能夠實現信息的傳遞,理解對方的想法。
在企業中,管理者與下屬之間的高效溝通,能夠使員工認識到自己的價值所在,對自己的崗位充滿信心,提高員工工作的積極性,促使其掌握更多專業技能,追求更高層次的生活目標。溝通能夠促進各個部門之間的交流,加強不同部門之間的配合與協作,使員工為了共同的發展目標凝聚在一起。所以,企業管理應該圍繞管理溝通來展開。
管理溝通能夠起到連接企業整體的作用。而要實施管理,就要發揮溝通的價值。溝通能夠讓企業把握顧客需求,通過發揮優勢資源的力量,為顧客提供優質的產品與服務,進而推動企業的發展。換個角度來說,如果溝通方面存在問題,則容易給企業管理帶來更多壓力。
順暢的溝通能夠使人們進行友好交往,降低工作難度,達到預定績效指標。如果溝通存在問題,就容易影響企業的整體運轉,無法輸出優質的產品與服務,難以獲得用戶支持。數據統計顯示,企業管理者在溝通方面投入的時間占到總體的七成。
通常情況下,企業內部會通過召開會議、組織談判、聆聽報告、談話交流等方式進行溝通,對外則會約見合作伙伴、拜訪客戶。另有數據表明,因溝通不暢導致的問題在企業中占到七成,具體表現包括企業決策難以落實、工作效率難以提高、管理不善等等,本質上來說,這些問題在一定程度上都是因為溝通不暢導致的。所以,企業不能忽視管理溝通,還要在發展過程中不斷提高這方面的能力。
管理學大師H.A.Simon(哈伯特•西蒙)認為,如果將溝通看作一種程序,組織成員就能通過這種程序,讓其他相關成員了解自己的想法,實現信息的有效傳達。高效的溝通則能夠將主體的意愿準確無誤地傳達給信息接收方,避免在信息傳達過程中出現內容疏漏。
員工能夠運用開放性的溝通渠道,在高效溝通的基礎上,掌握全方位的信息,并與其他人進行探討,各抒己見,就相關問題提出解決方案。在這種情況下,企業就能提高運營效率,還能在管理實施過程中發揮員工的主觀能動性。
高效的溝通,能夠使企業培養并打造出優秀的員工隊伍,不同部門的員工能夠相互配合,共同完成任務,員工能夠團結到一起。另外,企業需要通過溝通掌握發展所需的信息資源,并促進員工之間的交流,營造良好的內部氛圍。因此,溝通對企業而言具有不可替代的價值。下面,對會議溝通進行簡單分析。
企業需要投入足夠的成本來實施“會議溝通”,這種溝通形式對時間要求較高,企業在遇到發展難題或價值量高的問題時,會采用會議溝通方法。常見的情景如下:
(1)企業要進行思想傳達或開展一致行動。代表性的例子有:商討項目計劃或者項目建設規劃;
(2)要得到相關負責人的同意,聆聽不同意見。代表性的例子有:對項目考核制度進行探討,在經過負責人同意后進行發布;
(3)傳達價值量的信息。代表性的例子有:項目階段性總結;
(4)辟謠,以免負面信息影響團隊運作及企業的整體發展;
(5)針對難度大的問題制定解決方案。代表性的例子有:企業的技術攻堅問題,或者對已有方案的可行性進行探討。
調查結果顯示,在很多企業管理者的工作時間里,開會占用的時間達三成,出差占用的時間也達到三成。接踵而來的會議安排需要管理者投入一定的時間與精力,過多的會議則容易讓參與者感到疲憊,給他們帶來壓力。
通過分析能夠發現,盡管企業管理者都明白會議需要公司給予相應的資源支持,但他們也清楚地知道,對企業而言,會議是一種有效的溝通方式,通過召開會議,組織成員之間能夠進行直接的互動交流,實現信息的準確傳達,以會議形式增進各個部門之間的聯系,降低不同部門間員工合作的難度。
因此,對企業及員工個人來說,要實現自身的發展,都要有意識地培養溝通技能,在解決問題的過程中逐步實現經驗積累,并應用于企業發展及個人成長中。
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